¿Sus días de trabajo parecen más largos de lo habitual? Si es como la mayoría de la gente, lo más probable es que tenga algunos cuellos de botella en su flujo de trabajo. Los cuellos de botella consumen grandes cantidades de tiempo y energía, y no son baratos.
Según una encuesta en 2021 del Banco de España, un 22% de las empresas encuestadas declararon restricciones de oferta asociadas a la escasez de material o equipo. Esto implica que su proceso experimentó cuellos de botella en algun punto de su cadena de valor.
Pero, ¿qué es un cuello de botella? Sencillo:
Se trata de un punto del proceso productivo que funciona de manera ineficiente, o a un bajo nivel de productividad, causando un retraso en las operaciones y limitando a su vez el resto de las etapas en una cadena de producción
Esto nos lleva a la pregunta: ¿Cómo detectamos cuellos de botella?
– Te aportamos una lista de 4 fases con la que puedas encontrarlos y acabar con ellos.
1- Planifica tus procesos y encuentra los errores antes de que se produzcan
La mejor forma de sacar partido a un proceso productivo es documentarlo con la mayor cantidad de detalle posible. Es necesario tener herramientas de gestión del flujo de trabajo para conocer los encargos y su progreso en todo momento. Destacamos la utilización de Kanban, o de un Diagrama de Gantt, que nos permitirán definir, trazar y auditar responsabilidades durante el transcurso de las operaciones de manera eficiente.
Un cuello de botella se caracteriza por ser la parte más lenta o improductiva de todo el proceso. Debemos preguntarnos dónde se encuentra y qué posibles formas de controlarlo tenemos a nuestra disposición.
Nota: Es importante que tengas en cuenta que la velocidad del proceso general vendrá definida por el punto más lento de la cadena, es decir, los cuellos de botella.
Estos sistemas de planificación se complementan con herramientas gráficas que permiten definir una imagen completa de la estructura del proceso, facilitando así las acciones posteriores a la planificación.
Debemos crear una hoja de ruta en la que se definan claramente las problemáticas que se pretenden identificar, además de la serie de acciones que tendrán lugar para alcanzar el objetivo.
2- Implementa las acciones correctivas que se hayan considerado oportunas
Una vez hemos desarrollado una hoja de ruta, debemos llevarlas a cabo teniendo en cuenta la planificación anterior. Dichas acciones han de desarrollarse de acuerdo a los plazos y orden acordados. Cuento con que eres consciente en cierta medida de los posibles cuellos de botella si conoces en profundidad tu negocio y has realizado correctamente el punto anterior. De todas formas, si no es así, te presento algunos de los cuellos de botella más habituales en las empresas.
– Problemas de comunicación y errores en el flujo de información en la empresa
– Maquinaria que no presenta la capacidad suficiente para satisfacer la demanda de trabajo de la cadena de valor
– Falta de planificación en el reabastecimiento, donde la relación con los proveedores no está bien definida, en cuanto a las condiciones y tiempos de las entregas.
Ya encontrado, definido y documentado el cuello de botella; será necesario llegar a las causas raíz de dichas ineficiencias. Aquí te proponemos varias herramientas que puedes utilizar para encontar las últimas causas de las ineficiencias que detectes en tu proceso productivo.
Como podrá estar pensado, no todos los cuellos de botella tienen fácil solución. No nos podremos plantear eliminar estas ineficiencias completamente dada la naturaleza y las circunstancias del proceso en cuestión. De todas formas, el objetivo de la gerencia no es resolverlo, sino eliminar la presión y el nivel de estrés de la plantilla que se ve afectada por este embotellamiento. Las acciones en las que incurriremos serán de ampliar en la medida de lo posible la capacidad de trabajo en el punto del proceso en cuestión, además de diseñar indicadores que nos permitan detectar el nivel de saturación del cuello de botella. Métricas como lotes/hora o los minutos de parada/hora esclarecen las dudas sobre los límites del cuello de botella y por tanto, sobre los límites del proceso completo.
3- Revisa el desempeño de los cambios realizados
En esta fase, buscamos comparar las iniciativas planificadas, con las desempeñadas realmente en la fase anterior. Debemos evaluar, también el rendimiento del proceso antes y después de la implementación de los cambios que han tenido lugar.
Es especialmente importante revisar el efecto de nuestros cambios, ya que nos dará una imagen sobre el efecto que nuestras decisiones tienen sobre los cuellos de botella, para valorar la búsqueda y resolución de otros aún no detectados.
Debemos buscar extraer conclusiones de haber comparado nuestro plan con las acciones finalmente desarrolladas. Es posible que los plazos de entrega, el orden de los pasos de dicho plan o el rendimiento final esperado puedan ser condicionados por circunstancias no esperadas, además de posibles consecuencias no deseadas que sea necesario minimizar. Esto nos lleva sobre la siguiente fase:
Te recomendamos la lectura de nuestro artículo sobre las 6 restricciones en la gestión de proyectos de mejora
4- Actúa sobre las conclusiones
Desarrolla sistemas que corrijan las desviaciones detectadas en la comparación realizada en la fase anterior. Debemos implementar y documentar de forma precisa los cambios de organización en los que incurrirán los próximos proyectos de mejora.
De esta forma, nuestro equipo desarrollará un conocimiento valioso sobre como implantar mejoras de forma eficiente en el proceso productivo.
Un ejemplo: Se detecta una falta de seguimiento en las entregas solicitadas a los empleados responsables. Se decide, por tanto, implementar una herramienta de gestión de proyectos, como Trello, que permita al equipo estar al tanto de los requisitos y necesidades. También se vería apoyado por una mejora en el seguimiento del trabajo en proceso y en la revisión de tareas.
Esta guía de 4 pasos deriva del efectivo ciclo de la mejora continua, que te explicamos en este artículos y te recomendamos estudiar para poder implantar cualquier tipo de iniciativa de cambio con más control y por tanto, ¡con mayores garantías de éxito!
